Het is 18.30 uur. Na een lange dag werken ben je er klaar voor om los te gaan door een zelfgekookte maaltijd te bereiden, te ontspannen met muziek op de achtergrond, en te decomprimeren na een dag van omgaan met klanten en cliënten. Dan hoor je het: een sms waarschuwing piept.
Het is een klant. Kun je dit probleem nu meteen voor hen oplossen?
Zeker, je zou “nee” kunnen zeggen, maar daar gaat het niet om. Zelfs als je dat doet, ga je nu denken aan dat probleem dat je cliënt heeft. Je gaat nadenken over het extra werk dat het je de volgende dag zal bezorgen. Je begint er misschien over te praten met vrienden, huisgenoten, partners. Het is officieel: het werk is je persoonlijke leven binnengesijpeld-allemaal omdat je geen apart telefoonnummer voor zakelijke doeleinden kon krijgen.
Als je je afvraagt “Moet ik een aparte mobiele telefoon voor zaken nemen?” denk er dan aan dat je niet per se een geheel nieuwe telefoon nodig hebt. Je hebt alleen een systeem nodig waarmee je je persoonlijke sms’jes en gesprekken gescheiden kunt houden van je werkuren. Dit is waarom.
Reden #1: Vermijden van klanten en cliënten tijdens de vrije uren
Toen je in een hokje werkte en droomde van die dag dat je een eigen bedrijfje zou kunnen runnen, gokken we dat je het gevoel wilde vermijden dat je aan je bureau gekluisterd was. Je klanten je persoonlijke mobiele nummer geven is een zekere manier om dat voordeel van ondernemerschap weg te vagen.
Als je voor de dag naar huis gaat, is het belangrijk dat je een duidelijke afbakening voelt tussen werktijd en privé-tijd. Dat gebeurt als je je persoonlijke telefoon scheidt van je zakelijke telefoon. Je zult niet volledig uitrusten en herstellen voor de volgende dag als je voortdurend je telefoon controleert en vragen van klanten beantwoordt. De enige manier om ervoor te zorgen dat je dit niet doet? Je zakelijke gesprekken tot de kantooruren beperken.
Je vraagt je misschien af hoe een doorschakelsysteem je helpt om je persoonlijke tijd vrij te maken. Het antwoord is dat je, als je een VoIP centrale gebruikt, er buiten de uren voor kunt zorgen dat zakelijke oproepen niet langer naar je privé telefoon worden doorgeschakeld, maar meteen naar je zakelijke voicemail gaan. Je kunt je oproepen ook laten doorschakelen naar een virtueel team dat nog aan het werk is, zelfs nadat je uitgeklokt bent voor de avond.
Reden #2: Vermindering van stress
Geloof het of niet, maar de manier waarop je je tijd beheert met een slimme telefoon kan een enorme invloed hebben op de manier waarop je met stress omgaat. Uit een enquête bleek dat de mensen die zichzelf bestempelen als “constante checkers” ook de hoogste gevoelens van stress rapporteerden. Het tijdperk van de vaste lijn is voorbij, maar de afleidingen zijn op een hoogtepunt.
Het maakt niet uit welke telefoon je gebruikt – of het nu een iPhone, een Android, of een willekeurig mobieltje met een rechtlijnige telefoondienst is. Als je telefoon altijd op je gericht is – en klanten en cliënten hebben een manier om er bij te komen – dan verwijder je jezelf niet van de stressfactor. Je persoonlijke gesprekken en je werktelefoon worden niet meer van elkaar te onderscheiden.
Zeker, het is een goed idee om je los te maken van de mobiele telefoon als je op vakantie gaat. Maar is dat voldoende? Maak er een dagelijkse gewoonte van om je evenwicht tussen werk en privé te verbeteren door je telefoongesprekken te beperken tot de tijd dat je op je werk bent. Dit zal niet alleen duidelijke grenzen stellen voor jou en je klanten, maar het zal je ook helpen een beter beheersbare zaak te creëren die niet het gevoel geeft dat hij al je beschikbare tijd opslokt dankzij sms’jes, opdringerige sms-jes, en het gedoe van een ontevreden klant.
Reden #3: Automatisering
Als je niet hetzelfde telefoonnummer voor je mobiele telefoon houdt als voor je bedrijf, open je allerlei mogelijkheden als het gaat om het automatiseren van je telefoonsysteem:
– Je kunt een voicemailsysteem zo instellen dat een klant eerst “1” moet draaien om je te bereiken. Dit helpt een bufferlaag te creëren tussen jou en je klanten, wat belangrijker is naarmate je bedrijf groeit en je minder tijd hebt om met individuele klanten en cliënten door te brengen. Je kunt deze functie ook gebruiken om het doorschakelen na een bepaalde tijd te stoppen, wat je helpt je gedachten van de zaak af te houden als je probeert uit te rusten.
– Laat het telefoonsysteem de beantwoording doen. Stel dat je een telefoonsysteem instelt. Je kunt met een professionele spraakbegroeting je klanten meteen duidelijk maken dat je klaar bent om met ze te praten, wat helpt om je professionaliteit te behouden. Van daaruit kun je het spraakmenu het gesprek van de klant laten leiden. Dit zorgt ervoor dat de klant het gevoel krijgt dat hij werkelijk met een mens te spreken krijgt. Het betekent ook dat een deel van de gesprekken zal worden omgeleid naar meer geschikte partijen, zoals mensen van je afdeling klantenservice. Er wordt niet meer van je verwacht dat je de telefoon persoonlijk opneemt – tenzij het gesprek speciaal voor jou bestemd is, en tijdens kantooruren.
Tip: Geef je Bedrijf een Boost met een Telefoonnummer van Belfabriek !
Reden #4: Je geeft jezelf meer mogelijkheden
Een apart nummer op je mobiele toestellen houden voor je bedrijf maakt het mogelijk om heel andere dingen met je telefoonsysteem te doen. Je kunt een stemprofessional inhuren om je begroetingsboodschap op te nemen. Je kunt doorschakelingen naar je team instellen. Je kunt een spraak gestuurd menu gebruiken. Je kunt van alles doen-maar niet als je op je persoonlijke nummer antwoordt.
Je hoeft ook geen tweede telefoon te nemen. Nog een mobiele telefoon maakt je leven alleen maar ingewikkelder. Tussen sociale media, persoonlijke gegevens, en het beheer van je persoonlijke telefoonlijn wordt het te veel. Het persoonlijke nummer is een directe verbinding tussen jou en de klant. Dat is een geweldig iets als je net in zaken begint en goede service moet bieden. Maar het is niet bepaald een groot goed als je bedrijf groeit en je meer tijd moet besteden aan het optimaliseren van het bedrijf zelf. Hoe kostbaarder je tijd wordt, hoe beter je je van de klanten kunt afscheiden.