Eén ding hebben alle bedrijfseigenaren gemeen: de behoefte aan een soort cash management systeem om de verkoop te verwerken. Het typische cash management systeem heeft een levensduur van 10-15 jaar met upgrades om de 5-7 jaar. Vanwege de vele jaren dienst die een bedrijfseigenaar van zijn systeem kan verwachten, is het belangrijk om de beste optie te kiezen, nu en voor de toekomst. Maar wat moet je kiezen een kassasysteem of een kassasysteem (POS)?
POS-systemen bieden bedrijfseigenaren veel functies en voordelen die je eenvoudigweg niet kunt vinden in een traditioneel kassasysteem, waardoor horeca kassasystemen veel beter zijn. Laten we daarom eens kijken naar enkele van de voordelen.
1. Meer gedetailleerde rapporten
POS-systemen kunnen snel meer informatie opslaan en beheren dan een traditionele kassa. Daardoor kunnen bedrijfseigenaren en managers snel vitale rapporten van alle banen of terminals opvragen vanaf één centrale plaats, meestal de backoffice. Point of sale systemen bieden ook de mogelijkheid om on the fly rapporten te trekken van elke terminal waardoor je actuele informatie krijgt over verkopen, artikelen, tijdlogs en meer.
2. Sneller afrekenen
Met kassasystemen kan een caissière snel een transactie scannen, aanpassen en afronden met behulp van een barcodescanner of scanner/weegschaal die op het systeem is aangesloten. Scannen kan tot 20 keer sneller dan handmatig invoeren. Voor 12 tekens gegevens (typische UPC-lengte) duurt invoer via het toetsenbord bijvoorbeeld 6 seconden. Het scannen van een barcode van 12 tekens duurt .3 seconden.
Alleen prijzen invoeren? Laten we zeggen dat je gemiddelde prijs 4 tekens lang is. Scannen is nog steeds ongeveer 10 keer sneller dan handmatig invoeren.
Kassasystemen maken ook het uitvoeren van terugbetalingen, annuleringen of geen verkoop zo eenvoudig als het indrukken van een knop. Deze functies kunnen worden beperkt op basis van rol, zoals alleen manager.
3. Verbeter de nauwkeurigheid
Stel je voor dat je het aantal menselijke fouten bij het handmatig invoeren van verkopen op een kassasysteem drastisch zou kunnen verminderen. Stel je nu eens voor hoeveel meer geld je zou kunnen hebben als die fouten werden verminderd. Dit is waar een kassasysteem schittert.
Het foutenpercentage bij handmatig invoeren of typen is één vervangingsfout op elke 300 getypte tekens. Foutenpercentages voor streepjescodes variëren van één vervangingsfout per 15.000 tot 36 biljoen gescande tekens (afhankelijk van het type streepjescode). Deze fouten kunnen na verloop van tijd tot grote kosten leiden: tijd die nodig is om informatie opnieuw in te voeren of het niet opmerken van de verkeerde prijs, waardoor het bedrijf of de klant mogelijk de juiste bedragen misloopt.
Prijzen wijzigen is ook gemakkelijk. Prijzen worden opgeslagen in een database en kunnen gemakkelijk worden opgevraagd met een scan of een druk op de knop. Met een kassasysteem kun je de prijs van een artikel op alle terminals wijzigen door de prijs slechts eenmaal in de backoffice te veranderen. Met sommige POS-systemen kun je zelfs schapetiketten voor je artikelen afdrukken met de nieuwe prijs direct vanuit het kantoor, zodat je niet meer op elk artikel een prijskaartje hoeft aan te brengen.
4. Beter bijhouden van de inventaris
Met kassasystemen kun je de inventaris veel nauwkeuriger bijhouden dan met een traditioneel kassasysteem. Met een kassasysteem kun je nauwkeurig bijhouden hoeveel artikelen er zijn verkocht. Deze gegevens kun je vervolgens gebruiken om uiterst nauwkeurige inventaris-tellingen en gedetailleerde informatie over productbewegingen te krijgen.
Met de meeste POS-software kun je je inventaris bijhouden en tellen met hetzelfde programma. Met traditionele kassa’s moet je verkoopgegevens uit het register halen, de gegevens handmatig in een programma zoals Excel typen, en dan je inventaris tellen en productbewegingen uitzoeken. Een kassasysteem helpt deze handmatige gegevensinvoer te automatiseren.
Sommige systemen maken verschillende inventarisatiemethoden mogelijk, afhankelijk van je type bedrijf. Meestal zijn er twee soorten, eeuwigdurende en periodieke. Eeuwigdurende inventaris houdt het huidige aantal artikelen dat je in je winkel hebt in real time bij door je totale inventaris te verlagen met de hoeveelheid die bij het afrekenen wordt gescand. Met periodieke inventarisatie kun je elke maand, kwartaal, jaar, enz. inventarisatietellingen doen om de voorraad bij te houden en te vergelijken met verkooprapporten om productbewegingen te bekijken.
5. Groeit gemakkelijk mee met je bedrijf
In tegenstelling tot een traditioneel kassasysteem kunnen kassasystemen gemakkelijk meegroeien met de specifieke behoeften van je bedrijf naarmate het groeit. Er zijn veel randapparatuur, uitbreidingen en modules beschikbaar om je systeem uit te breiden als bepaalde behoeften ontstaan. Tijd voor een nieuwe kassa? Extra lanes en terminals kunnen snel worden toegevoegd en geïntegreerd met een kassasysteem.
Heb je meerdere winkels of hoop je in de toekomst uit te breiden? Met kassasystemen kun je gemakkelijk al je winkels beheren vanaf een centrale locatie of het hoofdkantoor. Vanuit het hoofdkantoor kun je waardevolle rapporten opvragen en itemonderhoud uitvoeren voor een of alle winkels, zodat je volledige controle hebt over je groeiende bedrijf.