Als je verantwoordelijk bent voor het wagenpark, voelt het soms alsof je jongleur bent in een circus. Je probeert twintig ballen tegelijk in de lucht te houden: van schadeformulieren en boetes tot onderhoudsbeurten en die ene bestuurder die altijd te hard rijdt. Zeker als het aantal auto’s groeit, raak je het overzicht snel kwijt in een berg administratie. Dat levert stress op en kost het bedrijf onnodig veel geld. Gelukkig hoeft het niet zo chaotisch te zijn. Met een paar slimme ingrepen pak je de regie terug en zorg je voor rust in de tent.
Weg met die eindeloze Excel-lijstjes
Veel beheerders proberen alles bij te houden in spreadsheets, maar dat is eigenlijk niet meer van deze tijd. Het is foutgevoelig en je loopt altijd achter de feiten aan. Je wilt nu weten waar je auto’s zijn en hoe ermee gereden wordt, niet pas aan het einde van de maand. Digitale hulpmiddelen zijn hierin je beste vriend. Met moderne systemen, zoals Mobi Insight, zie je in één oogopslag de rittenregistratie en het brandstofverbruik. Die data geeft je keiharde feiten in handen om bij te sturen, in plaats van dat je beslissingen neemt op onderbuikgevoel.
Voorkom ruzie over boetes en schade
Niets vreet zoveel energie als discussies achteraf. Wie betaalt die parkeerboete uit Frankrijk? En wat gebeurt er als er voor de derde keer een kras op de bumper zit? Duidelijkheid is de sleutel tot een goede relatie met je bestuurders. Zet alle spelregels zwart op wit in een heldere autoregeling. Laat elke bestuurder hiervoor tekenen voordat ze de sleutels krijgen. Als iedereen precies weet wat wel en niet mag (en wat het kost als het misgaat), voorkom je 90% van het gedoe aan de telefoon.
Wacht niet op het sleepbedrijf
Het telefoontje dat je als beheerder vreest: “Hoi, ik sta langs de snelweg en hij doet niks meer.” Stilstand kost klauwen met geld, want het werk ligt stil. De oplossing is simpel maar vraagt discipline: wees de problemen voor. Wacht niet tot er een lampje gaat branden op het dashboard. Plan onderhoud proactief in op basis van kilometerstanden. Een auto die regelmatig liefde en aandacht krijgt bij de garage, laat je veel minder snel in de steek.
Max Verstappen hoort op het circuit
Brandstof is vaak de grootste kostenpost waar je geen grip op lijkt te hebben. Maar schijn bedriegt. De voet van de bestuurder bepaalt alles. Collega’s die optrekken alsof het stoplicht een startsein is, kosten je bedrijf duizenden euro’s per jaar. Maak ze hiervan bewust. Je hoeft niet met het vingertje te wijzen, maar inzicht geven in verbruikscijfers werkt vaak al heel goed. Een rustige rijstijl is niet alleen goedkoper, het scheelt ook aanzienlijk in slijtage van banden en remmen.
Goedkoop is soms duurkoop
Laat je bij nieuwe auto’s niet verblinden door een laag leasebedrag of een mooie aanschafprijs. Kijk naar het totaalplaatje. Een auto die iets duurder is in de aanschaf maar veel zuiniger rijdt en minder onderhoud nodig heeft, is onder aan de streep vaak de winnaar. Pak je huidige contracten er eens bij en kijk waar voor jou de eerste winst te behalen valt.